Sukututkimuksen rekisteriseloste 29.07.2018****

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste Laadittu: 2018

Vahvistettu Ojansivun sukuyhdistyksen kokouksessa 29.07.2018

1. Rekisterinpitäjä

Ojansivun sukuyhdistys ry C/O Raino Ojansivu Peurankuja 5 B 14 49210 HUUTJÄRVI

2. Rekisterin nimi

Ojansivun sukuyhdistys ry:n manuaaliarkisto ja sukututkimusrekisteri.

3. Rekisterit ja vastuuhenkilöt:

• Aikaisemmin julkaistuja sukujulkaisuja/ Sukupuita koskeva manuaalinen ja atk-rekisterit sekä sukuseuran kustantamat muut julkaisut.

1. Manuaalinen arkisto
   Säilytetään Ojansivun sukuyhdistys ry:n arkistossa. Manuaalinen arkisto käsittää ne yhdistyksen perustamisvuoden 1998 jälkeen yhdistyksen jäseniksi liittyneiden omakätiset jäsenilmoitukset ja muut niihin verrattavat vanhat asiakirjat.
2. Sukujulkaisujen atk-rekisteri:
   Ojansivun sukuyhdistys ry:n jäsenrekisteri, jonka käytöstä ja julkisuudesta on tehty erillinen JÄSENREKISTERISELOSTE, joka julkaistaan em. Ojansivun sukuyhdistys ry:n nettisivulla.
3. Sukututkimustoimikunnan sukutietorekisteri.
   Ojansivun sukuyhdistys ry ry:n valtuuskunta nimeää sukuseuran sukututkimustoimikunnan ja sille puheenjohtajan. Toimikunnan tehtävänä on kerätä sukua koskevia sukutietoja sukuseuralta pyydettäviä sukuselvityksiä sekä sukuseuran sukukirjoja varten.  Tätä varten sukuseuran sukututkimustoimikunnalla on käytössään atk-sukututkimusohjelmia, joihin tallennetaan jäsenkunnan sekä eri arkistolähteistä kerättyjä sukutietoja.

Ojansivun sukuyhdistys ry: valtuuskunta nimeää julkaisu-toimikunnan ja sille puheenjohtajan.

• Vastuuhenkilöt
  Edellä mainituista rekistereistä päävastuu on Ojansivun sukuyhdistys ry:n valtuuskunnalla. Jokainen em. valtuuskunnan erikseen nimeämä toimikunnan jäsen vastaa, ettei hänen hallussaan olevia sukutietoja luovuteta asiattomaan käyttöön.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
   Sääntöjen mukaisen sukututkimustyön edistäminen seuran toiminnan tarkoituksen mukaan.
5. Rekisterin tietosisältö:
   Rekisteri sisältää seuraavia tietoja sukuun kuuluvista henkilöistä:

• tiedot sukuun kuuluvista henkilöistä perhesuhteineen ja sukuhaaroittain
• nimi, syntymä-, vihkimis- ja kuolinaika ja – paikka, ammatti
• suostumus- ja kieltotiedot
• aikaisemmin julkaistut sukujulkaisut liitteineen kirjallisessa ja digitaalisessa muodossa

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet:

• sukuun kuuluvilta saatavat perhetiedot sekä
• muista sukututkimusrekistereistä, arkistoista ja kirjallisista lähteistä saatavat tiedot.
• henkilötietojen päivittämisessä väestötietojärjestelmästä saatavat tiedot

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset:
   Rekisterinpitäjä luovuttaa rekisterin tietoja ulkopuolisille vain sukututkimustarkoituksiin.

8. Tietojen korjaaminen ja poistaminen:
   Tietoja voidaan korjata ja poistaa pyynnöstä ja valvonnan seurauksena.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet:

• Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina.
• Atk-pohjainen sukututkimusrekisteri on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Manuaaliarkisto on lukitussa tilassa.
• Arkaluonteisiksi katsottavat tiedot käsitellään rekisteröidyn suostumuksella.

10. Kielto-oikeus: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely sukututkimusta varten.

Ojansivun sukuyhdistys ry.

Valtuuskunta
Raino Ojansivu
puheenjohtaja