Jäsenrekisteritieto


Ojansivun sukuyhdistys ry:n jäsenrekisteri

REKISTERISELOSTE

(Henkilötietolaki (523/99) 10 §)
[Sukukokouksen vahvistama sukukokouksessa 2002]

1. REKISTERIN NIMI

Ojansivun sukuyhdistys ry:n jäsenrekisteri.

2. REKISTERINPITÄJÄ

Ojansivun sukuyhdistys ry. (Rek.nro: 175.722).

kotipaikka:                        Sastamalan kaupunki

yhteystiedot:                     c/o sukuseuran sihteeri

3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖT (ks. yhteystiedot kotisivu/Toimihenkilöt)

Rekisteristä vastaa sukuseuran (valtuuskunnan) puheenjohtaja. Rekisteriasioita hoitaa sukuseuran (valtuuskunnan) sihteeri.

4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisteri on Yhdistyslain 11 §:n tarkoittama jäsenluettelo sukuseuran jäsenistä. Sen tietoja käytetään jäsenlehden ja -tiedotteiden postitukseen, jäsenmaksujen perintään ja karhuamiseen. Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä yhdistellä muihin rekistereihin.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Jäsenten henkilötiedot kuten nimet, osoitteet, kotipaikat, puhelin- ja sähköpostitiedot sekä mahdolliset tietojen luovutuskiellot.

Jäsenten kirjanpitotiedot kuten jäsennumerot, liittymis- ja eroamistiedot, liittymis-, jäsenmaksu- sekä karhuamistiedot. Jäsenryhmittelyt sukuseuran sääntöjen mukaan kuten erilaiset kunniajäsenyydet, ainais- ja nuorisojäsenyydet sekä muut sukuseuran päättämät jäsenkannan hoidon kannalta tarpeelliset tiedot.

Mitään arkaluonteisia tai salassa pidettäviä tietoja ei kerätä.

6. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan jäseniltä itseltään, heidän lähiomaisiltaan sekä julkisista tietolähteistä. Seuran kirjanpidosta ja hallituksen pöytäkirjoista saadaan tiedot jäsen- ynnä muiden maksujen suorituksista sekä jäsenyystietojen muutoksista.

7. REKISTERIEN SISÄINEN KÄYTTÖ

Rekisterin käyttöoikeus on vain rekisterin vastuuhenkilöillä sekä näiden erikseen valtuuttamilla hallituksen jäsenillä.

8. HENKILÖREKISTERIEN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS JA HÄVITTÄMINEN

Rekisterit säilytetään Henkilötietolain 7. luvun edellyttämän hyvän tietoturvallisuuskäytännön ja voimassa olevan lainsäädännön vaatimusten mukaisesti ulkopuolisilta suojattuina. Vain rekisterin vastuuhenkilöillä on pääsyoikeus rekisteritietoihin sekä oikeus muuttaa, lisätä tai poistaa niitä.

Sähköisestä tietokannasta poistetut tiedot samoin kuin tarpeettomat varmuuskopiot tuhotaan päällekirjoittamalla.

Poistettavat kirjalliset tiedot tuhotaan silppurilla.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on Henkilötietolain 26-28 § mukainen tarkastusoikeus itseään koskeviin tietoihin. Tarkastuksesta sovitaan rekisterin hoitajan kanssa, jolle myös osoitetaan mahdolliset korjauspyynnöt; samoin havainnot rekisterin teknisistä ongelmista tai puutteista. Muutokset hoidetaan viipymättä ja niistä tiedotetaan asianomaiselle tarvittaessa erikseen.

10. REKISTERIHALLINTO

Rekisteriseloste on nähtävillä sukuseuran sihteerillä sekä seuran verkkosivuilla.

Rekisterien käytön ja suojauksen opastus tapahtuu tehtävien luovutuksen yhteydessä.

Mikäli Teitä asiassa jokin seikka vielä askarruttaa käykää tututstumassa seuraavan linkin sisältöön: http://www.genealogia.fi/sss/kaytanne.pdf

  Jäsenrekisteri tietoon erillislisäys

Joidenkin sukuseurojen kohdalla on viime aikoina  tullut esiin valitettava seikka, että asianomaisen sukuyhdistyksen jäsenrekisteriä on vahingossa tai tieten tahtoen luovutettu kaupalliseen tarkoitukseen ilman asianomaista sukuseuran jäsenistön lupaa niin siksi haluamme tähdentää, että Ojansivun sukuyhdistys ry:n jäsenrekisterin käyttö kaupallisiin tarkoituksiin on poissuljettu ilman sukukokouksen myöntämää erillislupaa.